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In den Umschlag werden die einzelnen Betriebsbuchteile eingeheftet, das Betriebsbuch ist im Normalfall also kein gebundenes Buch, sondern es stellt die Vereinigung mehrerer leicht wechselbarer Teile dar. Es ist die Sammlung von Einzelblättern in den oben beschriebenen Heftern. Diese Teilhefte werden nun ihrerseits in den Umschlag eingeheftet und bilden als Ganzes das eigentliche Betriebsbuch.

Während zunächst für eine gewisse Zeit der Lieferzustand erhalten bleibt, d.h. im Normalfall sowohl Fahrgestell, Kessel und Tender dieselbe Fabriknummer aufweisen, können im Laufe der Zeit Baugruppen wie Kessel oder Tender getauscht werden. So könnte auf einem von Borsig gebauten Fahrgestell ein Henschel-Kessel Verwendung finden und die Lok mit einem von Schichau gefertigten Tender gekuppelt sein. Die Vereinheitlichung von Teilen ermöglicht die Vermeidung von unnötigen Standzeiten der Lokomotive in Schadensfällen. So kann es dann betriebs- und unterhaltungsbedingt zu sehr abwechslungsreichen Konfigurationen kommen was sich stets im Betriebsbuch wiederspiegelt. Mehrfache Kesselwechsel sind durchaus keine Seltenheit, andererseits gibt es gerade Nebenbahnlokomotiven, bei denen die Loks stets mit dem Ursprungskessel verbunden waren.

Die Hersteller neuer Fahrzeuge produzierten nur nach der Eisenbahn-Bau- und Betriebsordnung (BO) bauartgenehmigte Lokomotiven.
Eisenbahn-Bau- und Betriebsordnung (BO)
Sie bestimmt in ihrer Fassung vom 17. Juli 1928 mit den bis zum 20. November 1934 eingetretenen Änderungen in
§ 43 Abnahme und Untersuchung der Lokomotiven, Tender und Triebwagen
Abs. (1) : "Neue Lokomotiven, Tender und Triebwagen sowie Lokomotiven und Triebwagen, die andere Dampfkessel erhalten haben, dürfen nur in Betrieb genommen werden, wenn sie amtlich geprüft und sicher befunden worden sind."
In Abs. (13) heißt es abschließend: "Über die Untersuchungen nach (1), (2), (5), (6) und (8) muß Buch geführt werden."
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